普通PDF可能依赖文件之外的东西：只安装在作者电脑上的字体、在不同设备上各不相同的颜色设置、指向外部内容的链接。二十年后再打开，它看起来可能已经不一样了。PDF/A正是为避免这种情况而设计的PDF版本。它是用于长期归档的ISO标准（ISO 19005），要求显示文档所需的一切都必须保存在文件内部。
正因如此，法院、政府机关、国家档案馆、高校和许多企业在您提交诉讼材料、学位论文、投标文件或档案记录时，都会要求使用PDF/A格式。S-PDF的PDF转PDF/A工具可以把您的PDF转换为PDF/A-1b、PDF/A-2b或PDF/A-3b：嵌入字体，添加sRGB颜色配置文件，并把颜色转换为RGB，让文档自成一体、显示始终如一，轻松得到符合要求的PDF/A归档文件。
如何分3步将PDF转换为PDF/A
- 添加PDF 选择需要归档的文档，或把它们拖到上传框中。受密码保护的文件必须先用解锁PDF解除密码。
- 选择PDF/A版本 除非您的归档机构另有要求，否则请选择PDF/A-2b（推荐）。如需最早、兼容性最广的版本，请选择PDF/A-1b；如果文件可能带有嵌入附件，请选择PDF/A-3b。
- 转换并下载 开始转换，然后下载您的PDF/A文件。多个文件会打包成一个ZIP，每个文件也可以单独下载。
为什么用S-PDF将PDF转为PDF/A
- 三种PDF/A版本可选择PDF/A-1b、PDF/A-2b或PDF/A-3b，满足归档机构或提交平台的要求。
- 嵌入字体文档使用的字体都保存在文件内部，文字在任何设备上都显示一致。
- 颜色一致添加sRGB颜色配置文件（OutputIntent），并把颜色转换为RGB。
- 外观保持不变b级别关注的是页面的外观，所以您的页面会保留原有的版式和内容。
- 批量转换一次把多个PDF转换为PDF/A，可以一起下载，也可以逐个下载。
- 无需安装在Windows、Mac、Linux、Chromebook、iPhone、iPad和Android上的任何现代浏览器中都能使用。
PDF/A-1b、2b还是3b：您需要哪一种？
| 版本 | 依据标准 | 适用情况 |
|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1，第一个版本 | 归档机构或提交平台明确要求PDF/A-1，或者需要与旧系统实现最广泛的兼容 |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | 没有指定具体版本时选择。它是推荐的默认选项，支持透明度和图层等较新的PDF功能 |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | 文档需要嵌入任意类型的附件，例如随电子发票一起提供的数据文件 |
您收到的要求里通常会写明版本：在提交指南中查找“PDF/A-1b”或“PDF/A-2”之类的字样。如果只写了“PDF/A”，选择PDF/A-2b是稳妥的做法。数字更大并不意味着对所有归档机构都“更好”；它只是标准的较新版本，允许使用更多功能，而有些旧系统只接受PDF/A-1。
“b”是什么意思
每个PDF/A版本都有不同的一致性级别。b代表basic（基本）：它保证文档的视觉外观得到保留，将来打开时每一页看起来都一样。对于大多数归档和提交用途来说，这恰恰是最重要的。
还有更严格的级别，例如a（无障碍），它还要求提供供屏幕阅读器使用的标签结构和阅读顺序；以及u（Unicode），它要求所有文字都能被可靠地提取和搜索。本工具生成的是b级别。如果您的要求中明确写着PDF/A-1a、2a、2u或3u，请向接收单位确认b级别是否可以接受。
验证和准备您的文件
转换工具使用Ghostscript，力求完全符合您所选版本的要求。有些源文件中含有PDF/A限制使用的内容，例如损坏的字体，或者目标为PDF/A-1时的透明效果，这些通常是文件无法通过严格检查的原因。如果档案馆或法院要求提供正式的合规证明，请在提交前用PDF/A验证工具检查结果，例如免费开源的veraPDF。许多提交平台在上传时也会自行检查。
- 加密的PDF不能成为PDF/A，因为该标准禁止加密。请先用解锁PDF删除密码。
- 扫描文档可以归档为PDF/A，但其中的文字只是图片。如果归档文件需要可搜索，请先用OCR识别PDF处理。
- 一次提交，一个文件。如果平台只接受单个文档，请在转换前先合并PDF。
常见问题
什么是PDF/A？
PDF/A是用于长期归档的ISO标准（ISO 19005）。PDF/A文件包含显示所需的一切，包括字体和颜色信息，因此多年以后看起来依然一样。
应该选择哪个PDF/A版本？
以归档机构或提交平台的规定为准。如果只写了PDF/A，请选择PDF/A-2b。需要兼容旧系统时选择PDF/A-1b，文件必须带有嵌入附件时选择PDF/A-3b。
PDF转PDF/A工具是免费的吗？
是的。每次任务最多可转换10个文件、50 MB，每天5次，无需注册，不加水印。Pro版（每月5美元或每年50美元）每次任务可处理50个文件、500 MB，在合理使用范围内任务不限次数，并且没有广告。
转换后文档看起来会不一样吗？
应该完全一样：b级别的设计目的就是保留视觉外观。颜色会通过sRGB配置文件转换为RGB，所以为专业CMYK印刷准备的文件可能会出现轻微的色差。
如何检查我的文件是否为有效的PDF/A？
用PDF/A验证工具打开它，例如免费开源的veraPDF。每当档案馆、法院或主管机关要求提供正式的合规证明时，都建议这样做。
为什么无法转换受密码保护的PDF？
PDF/A标准不允许加密。请先用解锁PDF删除密码，再转换解锁后的文件。
可以把扫描版PDF转换为PDF/A吗？
可以，它会按原样归档。如果还想让文字可搜索，请在转换为PDF/A之前先用OCR识别PDF处理扫描件。
在这里转换法律文件或官方档案安全吗？
文件通过HTTPS传输，在没有公开网址的私有存储中处理。它们绝不会被分享或另作他用，并会在您最后一次操作1小时后自动删除；点击“立即删除我的文件”可以更早删除。
最后更新：，作者：S-PDF团队。